TIETOSUOJASELOSTE 

Nordic Health Academy Oy:n koulutukseen hakevien, hakeneiden ja osallistuvien henkilötietojen käsittely

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nordic Health Academy Oy

Postiosoite: Bulevardi 30 B 1, 00120 Helsinki 

Käyntiosoite: Bulevardi 30 B 1. 00120 Helsinki

Puh: 050 302 0753  

Sähköpostiosoite: info@nha.fi

Y-tunnus: 2821911-9

2. YHTEYSHENKILÖ 

Rekisterinpitäjän tietosuoja-asioita hoitava yhteyshenkilö on: 

Nimi: Tapani Määttä

Osoite: Bulevardi 30 B 1, 00120 Helsinki

sähköposti: tapani.maatta@nha.fi

3. REKISTERIN NIMI JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

NHA-koulutusohjelman (myöhemmin ”Ohjelma”) asiakasrekisteri.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä seuraavia Ohjelmaan hakevien ja/tai osallistuvien henkilöiden henkilötietoja, jotka liittyvät Ohjelman osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai rekisterinpitäjän Ohjelmaan hakeville tai osallistujille tarjoamiin etuuksiin:

Perustiedot, kuten:

• Etu- ja sukunimet
• Henkilötunnus
• Kotiosoite ja muut yhteystiedot
• Pankkiyhteystiedot

Ohjelman toteuttamiseen ja koulutukseen liittyvät perustiedot, kuten:

• Koulutushakemus ja Ohjelman hakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten kielitaito, koulutus- ja tutkintotiedot, työ- ja opetuskokemus, henkilö- ja mahdollisten soveltuvuusarviointitestien tiedot, soveltuvin osin luottotiedot sekä rikosrekisteritiedot
• Hakijan/osallistujan mahdollisesti ilmoittamien suosittelijoiden antamat tiedot• Koulutuksen etenemiseen ja mahdolliseen karsintaan liittyvät tiedot
• Koulutuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

Koulutukseen osallistumiseen ja siinä etenemiseen liittyvät tiedot, kuten:

• Kouluttautumiseen liittyvät tiedot
• Koulutuksen tavoitteisiin liittyvät tiedot
  

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten:

• Osallistujalle myönnetyt käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat rekisterinpitäjän sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin
• Osallistujille mahdollisesti osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiilien päätelaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot
  

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Henkilötietoja käytetään ja voidaan käyttää:

• Ohjelmaan liittyvien asioiden hoitamiseen, kuten esimerkiksi Ohjelman sisällön suunnitteluun, toteuttamiseen ja hallinnointiin ja ehtojen määrittämiseen;
• Ohjelmaan liittyvien veloitusten ja kustannusten hoitamiseen;
• Ohjelman ja sen mukaisen koulutuksen analysointiin ja kehittämiseen;
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen;
• Asiakassuhteen (hakijat ja osallistujat) ja koulutussuhteen hoitamiseen;
• Markkinointiin mukaan lukien suoramarkkinointi;
• Asiakasviestintään (hakijat ja osallistujat) ja uutiskirjeiden lähettämiseen, joka viestintä voidaan lähettää myös sähköisesti. 

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä suoriutumisen arviointiin ja koulutukseen, osallistuja-analyysiin, sekä muuhun Ohjelman yleiseen kehitystyöhön sekä päivittäisiin koulutusjohdollisiin toimenpiteisiin. 

5. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Rekisterinpitäjän oikeus käsitellä rekisteröidyn, eli Ohjemaan hakijan tai osallistuvan, henkilötietoja voi perustua koulutussuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Lisäksi rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja koulutussopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella.

6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös esimerkiksi ulkopuolisille opetustoimintaan osallistuville henkilöille sekä muille kolmansille osapuolille, jotka tuottavat rekisterinpitäjälle liiketoimintaan liittyviä palveluita.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä kuvattujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön asettamia vaatimuksia. 

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.  Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajan velvollisuudet.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos: 

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;

• rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai

• henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;

• rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;

• rekisterinpitäjä ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai 

• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet. 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen, esimerkiksi työsopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.   

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

10. OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.  

11. OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia. 

13. MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU (JOS EI REKISTERÖIDYLTÄ)

Rekisterinpitäjä kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä. Tietoja voidaan kerätä myös rekisterinpitäjän järjestelmistä, joihin tallentuu rekisteröidyn henkilötietoja.Rekisterinpitäjä voi kerätä rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja myös muista lähteistä, ellei kyse ole henkilöluottotiedoista tai rikosrekisteritiedoista työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi, jolloin suostumusta ei edellytetä.

14. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä jotka ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin. Terveydentilaa koskevia tietoja käsittelevät vain ne rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen.